Come organizzare e pianificare la giornata
Gli impegni lavorativi riescono a massacrarci ogni giorno e, tra una mansione e l’altra, sembra chele giornate trascorrano in modo così veloce da non dare il tempo nemmeno di prepararsi ai prossimi impegni. Come pianificare la propria giornata senza rimanere vittime del proprio lavoro?
Destreggiarsi tra i numerosi impegni lavorativi, che occupano quotidianamente il proprio tempo, è un’arte: le giornate volano tra una riunione e un appuntamento con un cliente e sembra che non ci sia mai nemmeno il tempo di respirare tra un impegno e l’altro. Come si può pianificare la propria giornata lavorativa in modo efficace? Attuare un’organizzazione della propria giornata di lavoro consentirebbe di guadagnare del tempo in più e di sbrigare ogni mansione al meglio delle proprie capacità.
Organizzare e pianificare la giornata
Quindi, per affrontare la giornata nel migliore dei modo la parola d’ordine è pianificazione: bisogna programmare le proprie giornate lavorative in anticipo e magari riuscire a suddividerle in base alle priorità dei diversi impegni che si sono stabiliti. A seconda di ciò che si deve fare durante la giornata, bisognerebbe attribuire a ogni impegno una certa importanza: come fare? Prima di tutto, l’ordine della giornata lavorativa passa anche e soprattutto attraverso la propria scrivania: è possibile sistemare i propri documenti in apposite cartelle colorate, in cui inserire le diverse pratiche di cui ci si occupa a seconda dell’urgenza delle stesse.
Per esempio, si può scegliere una cartellina rossa in cui sistemare i documenti delle pratiche più importanti e che richiedono una certa urgenza. In questa maniera si potrà già avere una certa visione d’insieme della mole di lavoro da sbrigare e, soprattutto, del tempo che servirà per eseguire tutto. Altra accortezza per organizzare e pianificare la giornata è quella di svolgere subito a inizio giornata quelle pratiche più ingrate o più scoccianti, perché proprio per la loro natura richiedono più impegno e lucidità: quando saranno completate le pratiche difficili, la giornata apparirà subito più leggera.
Quando è necessario collaborare con i propri colleghi per espletare una pratica, bisognerà presentare loro un materiale che sia già ordinato e completo in modo da semplificare il loro compito e rendere più immediata la risoluzione della pratica stessa. Per esempio, se si presenta il materiale corredato da sottolineature o appunti, si faciliterà la sua disbriga, dato che i colleghi avranno già sott’occhio i punti da analizzare.
Anche avere a portata di mano un’agenda sulla scrivania può giocare a proprio favore per pianificare la giornata, perché consente di avere sotto controllo tutti gli impegni settimanali e giornalieri e di non mancare i diversi appuntamenti presi o le scadenze settimanali. Un suggerimento utile è quello di alternare impegni più gravosi ad altri più leggeri, così da non caricarsi troppo durante la giornata e anche durante la settimana: è possibile riuscire a distribuire in modo efficiente gli impegni più complessi senza accavallarli o senza riempirsi una giornata di appuntamenti poco piacevoli. Inoltre, è bene approfittare della pausa pranzo per riordinare le idee, per mettere insieme il materiale lavorativo e prepararsi per il pomeriggio pianificandolo anche in vista della giornata successiva.
